Die Pflasterstube Kaiserslautern bietet Menschen ohne Krankenversicherung medizinische Beratung und Hilfe. Sie ist ein Netzwerk aus ehrenamtlich arbeitenden Ärztinnen, Ärzten, Krankenschwestern und weiteren Helfern und Helferinnen. Träger ist die kath. Kirchengemeinde Hl. Martin in Kooperation mit dem Malteser Hilfsdienst.

Die Pflasterstube Kaiserslautern finanziert sich allein aus Spenden.

Um die hohen monatlichen Ausgaben für Medikamente, Laboruntersuchungen und Verbrauchsmaterial zu bewältigen, gab ich der Fimra EIZES den Auftrag, eine Plattform zur Spendenverwaltung zu entwickeln. Bereits früher hatte ich mit den Kommunikationslösungen und Teamanwendungen der Firma EIZES gute Erfahrungen gemacht..

Aufgrund meiner langjährigen Erfahrung in der Spendenakquise konnte ich EIZES konkrete Vorgaben für die Funktionen der Spenden-Plattform machen. Meine Ideen wurden sehr gut umgesetzt. Dabei waren die regelmäßigen Treffen mit den Entwicklern sehr hilfreich.

Ein Ziel war es gewesen, das Spenden per Paypal zu ermöglichen.

Konkret geschieht das, indem wir auf Flyern und Plakaten einen QR-Code veröffentlichen, der die Spendenwilligen auf eine Paypal-Spenderseite führt. Nach einer Spende per Paypal gelangen alle Informationen hierzu auf die EIZES-Spendenplattform, die daraufhin in wenigen Minuten völlig automatisch den Zuwendungsbescheid über die Spende erstellt. Der wird dann per E-Mail an den Spender geschickt, wobei in der E-Mail nachdrücklich fürdie Spende gedankt wird.

Auch die Bearbeitung der Spenden per Überweisung wird erheblich erleichtert.

Viele Spender wollen die Überweisung selbst vornehmen. Sie trauen Ermächtigungen für den Bankeinzug nicht wirklich.

Mit der EIZES-Spendenplattform können wir in wenigen Minuten eine überwiesene Spende dem richtigen Projekt zuordnen. Wenn die Angaben zum Spender eingegeben sind, kann mit nur einem Mausklick der Zuwendungsbescheid erzeugt und seine Zustellung per Deutsche Post veranlasst werden.

Wenn eine weitere Spende per Überweisung vom gleichen Konto eintrifft, geht das in wenigen Sekunden. Eine unglaubliche Arbeitserleichterung!

Spendersuche

Gelegentlich erreichen uns Anfragen von Spendern, die ihren Zuwendungsbescheid nicht mehr finden können. Dank der Suchfunktion der Spenden-Plattform können Spenden von bestimmten Personen leicht gefunden werden.

Die Zuwendungsbescheide können dann erneut übermittelt oder auch ausgedruckt werden.

Eine große Stärke der Plattform ist das Pflege der Beziehung zu den Spendenden (CRM)

Das geschieht bereits bei der Echtzeit-Benachrichtigung über eintreffende Spenden auf mein Handy. Wenn mir die Spenderin oder der Spender durch vorhergehende Gespräche oder Kontaktpflege bekannt ist, dann bedanke ich mich mit einem schnellen Anruf. Das kommt bei den Spendern gut an.

Über die Kontaktpflege mit den Unterstützerinnen und Unterstützern der Pflasterstube kann ich Gesprächsnotizen anlegen und Ideen zur Verbesserung des Kontakts festhalten. Das ist mir eine wirkliche Hilfe.

Integration in bestehende Anwendungen

Eine Erleichterung ist es auch, dass die erzeugten Spendenquittungen in unserer Cloud abgelegt werden. Damit sind sie auch auf unseren PCs vorhanden. Sollte also die Internet-Verbindung einmal ausfallen, was zugegebenermaßen selten vorkommt, dann sind die Spendenquittungen auch lokal griffbereit.

Zukunftssicherheit

Mir ist es wichtig, dass die Plattform auch für die Zukunft gerüstet ist. Sobald die gesetzliche Verpflichtung besteht, die Daten über eine Spende den Finanzämzern zu übermitteln, kann das die Spenden-Plattform automatisch übernehmen.

Fazit

Mit der EIZES-Spendenplattform hat sich unser Aufwand für die Spendenverwaltung drastisch reduziert. Wir sparen dadurch sehr viel Arbeitszeit ein. Vor allem die vollautomatische Abwicklung der Spenden über Paypal ist eine große Arbeitserleichterung.

Andererseits habe ich von den Spendern viele postive Rückmeldungen über die schnelle Zustellung der Spendenbescheinigungen erhalten.

Ich denke aber, dass vor allem die CRM-Funktionen zur Kontaktpflege mit den Spendern dazu beigtragen haben, dass die Spenden für die Pflasterstube nach wie vor deutlich steigen.